Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Overige onderwerpen › één voor allen allen voor één
Kennis uit hoofden halen

Eén voor allen, allen voor één werkt in een team alleen als iedereen elkaars werk kan overnemen.

Teams zeggen graag dat ze elkaar opvangen. Maar kan de collega bij ziekte echt de klantmail beantwoorden, de planning doen of de machine instellen? Meestal niet, omdat niemand weet hoe de ander het doet. Wij zorgen dat teamleden elkaars werk kunnen overnemen, met korte instructies per taak. Op maat, en we blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Elkaar opvangen vraagt meer dan goede wil: het vraagt kennis van elkaars werk.

Ik wil je graag helpen, maar ik weet niet hoe.

Goede wil, geen kennis.

Als zij ziek is, moeten we maar zien.

Er is geen back-up.

Iedereen heeft zijn eigen manier.

Dus niemand kan overnemen.

Zo pakken we het aan

We maken per taak een back-up, met uitleg.

Wie kan watWe maken een overzicht van taken en wie ze kan.
Gaten dichtenVoor taken met maar één persoon leggen we de werkwijze vast.
Back-up trainenEen collega neemt een taak een dag over met de uitleg.

Wat u krijgt

Wat u erbij krijgt.

Overzicht per taakWie het doet en wie als back-up.
Instructies voor overnameKorte uitleg per taak.
Back-up-trainingEen kort moment om het te oefenen.
Jaarlijkse checkOf de back-up nog klopt.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over overige onderwerpen

Als er te veel van één persoon afhangt, is dat een bedrijfsrisico.Zit er bij u te veel werk in het hoofd van één collega? Wij leggen het vast. Met een voorproefje: één werkproces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Als alleen maar één collega weet hoe het werkt, loopt u risico.Weet alleen maar één collega hoe het werkt? Dan leggen wij het vast. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Als je wilt, leg ik het uit: het signaal dat kennis niet is vastgelegd.Hoort u in uw team vaak: als je wilt, leg ik het uit? Vastleggen scheelt dat uitleggen. Met een voorproefje: één werkproces na een gesprek van 15 minuten.Uw beste mensen zoeken de beste betaalde baan. Zorg dat hun kennis blijft als ze gaan.Mensen zoeken de beste betaalde baan. Als uw kennis daarbij mee vertrekt, helpt vastleggen. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Elke keer drie kwartier uitleggen kost bij elkaar weken. Eén keer vastleggen is genoeg.Duurt de uitleg van een taak steeds drie kwartier? Leg hem vast. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Als twee collega's om en om hetzelfde werk doen, komt het aan op de overdracht.Wisselen twee collega's elkaar af, dan moet de overdracht kloppen. Wij leggen die vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Als u het te laat merkt, is de kennis al weg. Leg hem vast zolang de collega er is.Veel bedrijven merken te laat dat kennis is vertrokken. Wij leggen die vast, vóór het zover is. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Under control is uw bedrijf als u weet wie wat doet en hoe. Anders is het hopen.Alles under control vraagt beschreven processen die worden bijgehouden. Wij leggen ze vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.

Alles over overige onderwerpen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Uw concurrenten één voor één doorgelichtMarkt- en concurrentieonderzoek · We lopen uw concurrenten één voor één door: aanbod, prijs, reviews en opvolging. Voorproefje: drie concurrenten naast elkaar en één kans die zij missen.Te allen tijde zo werken als bedoeld: dat vraagt om herhalingInwerken en opleiden · Te allen tijde veilig en volgens kwaliteit werken vraagt om duidelijke training. Voorproefje: eerste les plus 5 toetsvragen uit uw eigen werk.

Veelgestelde vragen

Is dit voor grote teams?

Het werkt voor elk team, maar kleine teams hebben het meest te winnen.

Wat als collega's liever hun eigen taak houden?

Dat kan. Het doel is een vangnet, geen herverdeling.

Wie houdt het bij?

Een teamlid dat jaarlijks controleert of de back-ups nog kloppen.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank