Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Kaarten zelf maken › 2 kaarten
Kennis uit hoofden halen

Voor elke kritieke taak horen 2 kaarten in de hand: twee mensen die het kunnen.

Een taak die maar één persoon kan, is een risico. Het alternatief is simpel: voor elke kritieke taak twee mensen die het kunnen. Het is ook de moeilijkste stap, omdat de tweede persoon moet leren wat de eerste weet. Wij leggen de taak vast zodat de tweede persoon kan inleren zonder dat de eerste er een week voor kwijt is. Op maat, en we blijven tot uw team het zelf doet.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Twee personen per taak klinkt logisch, maar gebeurt zelden uit zichzelf.

Zij weet het, ik leer het wel een keer.

Dat keer komt nooit.

De tweede persoon is nooit ingewerkt.

Er is geen tijd en geen plan.

Als zij weg is, zijn er niet twee maar nul.

De tweede kon het ook niet echt.

Zo pakken we het aan

We maken van het inleren van de tweede persoon een kort traject.

Kritieke taken bepalenWe maken een lijst van taken waar één persoon niet genoeg is.
Tweede persoon inwerkenMet een korte instructie en een of twee oefenmomenten.
ControlerenNa een tijd kijken we of de tweede persoon het nog kan.

Wat u krijgt

Wat u erbij krijgt.

Lijst van kritieke takenMet per taak eerste en tweede persoon.
Inwerkplan voor de tweedeKort en praktisch.
InstructiesZodat de eerste niet steeds hoeft uit te leggen.
Jaarlijkse oefeningDe tweede persoon voert de taak een keer uit.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over kaarten zelf maken

Een kaart maken: leg vast wie het doet en hoe, zodat het niet stilvalt.Het maken van kaarten voor klanten of personeel is vaak werk van één collega. Met een voorproefje: dat proces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Op kaart 2 staat de tweede stap. Leg uw proces vast in kaarten die iedereen kan volgen.Werkkaarten per stap: kaart 1, kaart 2, kaart 3. Wij maken ze met uw team. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Een kaart laten maken door een ander vraagt om goed opdrachtgeverschap. Wie bij u regelt dat?Laat uw bedrijf kaarten maken door een externe drukker of ontwerper? Leg uw opdrachtgeverschap vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Op de NL-kaart van uw vestigingen werkt elke locatie net iets anders. Dat is te vangen.Elke vestiging in Nederland werkt net anders. Wij zetten de werkwijzen naast elkaar. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Kaart 3: werkkaarten voor uw eigen werkWerkkaarten met korte stappen, zoals kaart 3 bij de machine of de balie. Wij leggen uw werkprocessen vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Kaarten met 2: twee mensen per kritieke taakEen werkproces dat twee mensen beheersen is veilig. Wij halen kennis bij één persoon weg. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Een kaart zelf maken doet een collega met gevoel. Wij leggen dat gevoel vast.Bedrijven die kaarten zelf maken, hebben een vaste werkwijze nodig. Met een voorproefje: dat proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Een papieren kaart met aantekeningen in de la: daar staat wat uw team echt weet.Papieren kaarten en aantekeningen in laden bevatten tips. Wij brengen ze samen. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.

Alles over kaarten zelf maken → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

NL kaarten die bedrijven lezenAcquisitiecampagnes op maat · Kaarten voor zakelijke relaties in NL, als onderdeel van een campagne. Voorproefje: vijf echte doelbedrijven, met per bedrijf een reden.Een app kaart met alle plekken waar uw team werktMedewerkers-app op maat · Een kaart in uw bedrijfsapp: locaties, klanten en routes voor uw team. Met een voorproefje: een klikbaar app-voorbeeld met uw logo en 3 functies.

Veelgestelde vragen

Waarom twee en niet meer?

Twee is het minimum voor een vangnet. Voor sommige taken is een derde zinvol, maar dat bepalen we per taak.

Betekent dit dat iedereen alles moet kunnen?

Nee. Het gaat om kritieke taken, niet om alles.

Hoeveel tijd kost het de eerste persoon?

Een kort gesprek om de taak vast te leggen en daarna een paar keer meekijken.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank