Kennis uit hoofden halen

Een uniek geboortekaartje vraagt per klant om een andere aanpak. Het proces mag gelijk blijven.

Als elke opdracht uniek is, kent uw bedrijf ook veel uitzonderingen: wie de proef goedkeurt, hoeveel correctierondes er zijn, wat er gebeurt bij een tikfout. Meestal wordt dat per opdracht geregeld, door wie er toevallig is. Wij leggen vast hoe uw team met unieke opdrachten omgaat. Op maat, en we blijven tot het zelf loopt.

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Uniek werk met een vaag proces levert dure fouten op.

De klant keurde het goed, dacht ik.

Er is geen vaste goedkeuring vastgelegd.

Er zat een tikfout in de naam.

Niemand controleert het vier-ogenprincipe.

Hoeveel wijzigingen waren er afgesproken?

Elke opdracht kent zijn eigen afspraken.

Zo pakken we het aan

We zorgen voor een vaste route, met ruimte voor wat per opdracht anders is.

Een recente opdracht nalopenWat ging goed, wat niet, en wie besliste wat.
Vaste momenten bepalenProefdruk, goedkeuring, controle: wanneer en door wie.
UitproberenEen collega handelt de volgende opdracht af volgens de beschrijving.

Wat u krijgt

Wat er na afloop vastligt.

GoedkeuringsprocedureWie wat ziet voordat het wordt gedrukt.
ControlelijstNamen, data, spelling, kleur.
Afspraken over wijzigingenWat de klant mag verwachten en wanneer extra werk begint.
VerantwoordelijkenWie beslist als een klant iets afwijkends wil.

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over geboorte-, trouw- en uitnodigingskaarten

Een geboortekaartje template beheren: wie bepaalt de laatste versie?Heeft uw bedrijf geboortekaartje templates? Leg vast hoe ze worden beheerd. Voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Een template voor een geboortekaartje is pas klaar als het proces eromheen kloptVoor drukkerijen, kaartenwinkels en webshops: de stappen van een geboortekaartje vastgelegd. Met een voorproefje: één werkproces na 15 minuten gesprek.Een bijzonder geboortekaartje vraagt om maatwerk. Het proces erachter moet gewoon zijn.Maakt u bijzondere geboortekaartjes op maat? Wij leggen uw werkwijze vast. Met een voorproefje: één opdracht uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Een geboortekaartje bijzonder afwerken vraagt vakkennis die zelden is opgeschreven.Bijzondere afwerking van een geboortekaartje vraagt vakkennis. Wij leggen die vast. Met een voorproefje: één afwerking uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Ideeën voor geboortekaartjes vragen klanten aan uw team. De beste antwoorden zitten bij één persoon.Klanten vragen uw team om ideeën voor geboortekaartjes. Leg uw beste adviezen vast. Met een voorproefje: één adviesgesprek uitgeschreven na 15 minuten.Een unieke geboortekaartje-aanbod steunt vaak op freelancers. De afspraken zitten in e-mails.Werkt u met freelancers voor unieke geboortekaartjes? Wij leggen die samenwerking vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Een basic geboortekaartje verkoopt u in aantallen. Het proces moet dan gesmeerd lopen.Een standaard geboortekaartje bestellen moet snel en foutloos gaan. Wij leggen het proces vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Een geboortekaartje avontuur collectie die ook zonder de ontwerper kloptHeeft uw ontwerper een avontuurlijke geboortekaartjes-collectie? Leg de ontwerpregels vast. Voorproefje: één proces in 15 minuten.

Alles over geboorte-, trouw- en uitnodigingskaarten → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Kunnen wij dit niet gewoon zelf vastleggen?

Dat kan, maar het gebeurt zelden. Wij zijn de externe reden om er tijd voor te maken en weten welke vragen u moet stellen.

Is het niet beperkend voor onze service?

Het geeft juist ruimte. Wat vastligt, hoeft u niet elke keer opnieuw te beslissen.

Gaat het ook over de klantcontacten?

Ja, de afspraken met klanten over wat kan zijn onderdeel.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank