Kennis uit hoofden halen

IT-projecten die leunen op één ontwikkelaar: leg vast wat hij weet

In veel mkb-bedrijven weet één ontwikkelaar of beheerder hoe het IT-landschap in elkaar zit: waarom iets zo is gebouwd, wat er hangt aan een oude koppeling, welke wachtwoorden waar horen. Dat weet niemand anders. Wij leggen vast wat hij weet, op maat, zodat IT-projecten niet stilvallen als hij ziek is of vertrekt. We blijven tot uw team het zelf kan.

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

IT-kennis verdwijnt als de bouwer vertrekt, en niemand merkt het tot het misgaat.

Dat heeft Mohamed zo gebouwd.

Waarom? Dat weet alleen hij.

We willen de koppeling vervangen.

Niemand weet wat er allemaal aan hangt.

Hij is er over een jaar niet meer.

En zijn kennis zit alleen in zijn code.

Zo pakken we het aan

We halen vast wat nergens staat, zonder de ontwikkelaar uit zijn werk te halen.

Wat hangt waaraanWe vragen hem de belangrijkste systemen en koppelingen toe te lichten.
Waarom en hoePer onderdeel: waarom het zo is, hoe het wordt onderhouden en wat gaat mis.
Een collega voert een standaardhandeling uitEen collega voert een standaardhandeling uit met de beschrijving.

Wat u krijgt

Zodat uw IT-landschap te begrijpen is door meer dan één persoon.

Overzicht van systemenEn wat ze met elkaar doen.
Beschrijving per onderdeelWaarom, hoe en wat te doen bij een storing.
BeheerinstructiesVoor de dagelijkse handelingen.
Een tweede persoon als back-upEen tweede persoon die het kan overnemen.

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over overige onderwerpen

Internationale projecten: wat projectleiders weten, vastgelegd voor de restWerkt uw bedrijf aan internationale projecten? Leg vast wat uw projectleiders weten. Voorproefje: één werkproces vastgelegd na 15 minuten gesprek.Een project huizen bouwen of renoveren: leg de kennis vastBouwt of renoveert u woningen? Wij leggen de kennis uit uw projecten vast. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na 15 minuten.Als er te veel van één persoon afhangt, is dat een bedrijfsrisico.Zit er bij u te veel werk in het hoofd van één collega? Wij leggen het vast. Met een voorproefje: één werkproces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Als alleen maar één collega weet hoe het werkt, loopt u risico.Weet alleen maar één collega hoe het werkt? Dan leggen wij het vast. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Als je wilt, leg ik het uit: het signaal dat kennis niet is vastgelegd.Hoort u in uw team vaak: als je wilt, leg ik het uit? Vastleggen scheelt dat uitleggen. Met een voorproefje: één werkproces na een gesprek van 15 minuten.Uw beste mensen zoeken de beste betaalde baan. Zorg dat hun kennis blijft als ze gaan.Mensen zoeken de beste betaalde baan. Als uw kennis daarbij mee vertrekt, helpt vastleggen. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Elke keer drie kwartier uitleggen kost bij elkaar weken. Eén keer vastleggen is genoeg.Duurt de uitleg van een taak steeds drie kwartier? Leg hem vast. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Als twee collega's om en om hetzelfde werk doen, komt het aan op de overdracht.Wisselen twee collega's elkaar af, dan moet de overdracht kloppen. Wij leggen die vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.

Alles over overige onderwerpen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Zijn jullie een IT-bedrijf?

Nee, wij leggen vast wat uw eigen mensen weten. Wij bouwen of beheren geen systemen.

Moeten wij broncode delen?

Nee. We praten met de ontwikkelaar en schrijven in gewone taal. Toegang tot systemen is niet nodig.

Werkt dit ook voor externe leveranciers?

Ja, als u kennis van een leverancier wilt vastleggen. We spreken ook met hen, met uw instemming.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank