Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Werkprocessen in kaart brengen › procesbeschrijving maken
Kennis uit hoofden halen

Een procesbeschrijving maken die gelezen wordt

Een procesbeschrijving maken is meer dan opschrijven. Ze moet kort genoeg zijn om te lezen, volledig genoeg om te volgen en actueel genoeg om te vertrouwen. Wij geven u een vaste opzet, vullen de eerste beschrijving samen met uw uitvoerder en leren uw team daarna zelf beschrijvingen maken.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

De meeste procesbeschrijvingen worden eenmaal gemaakt en daarna nooit meer geopend.

Ik moet een beschrijving maken voor de audit.

Dus schrijf ik wat er moet staan, niet wat er gebeurt.

Iedere beschrijving ziet er anders uit.

Een collega weet niet waar hij moet zoeken.

Wie houdt dit bij?

Niemand, dus veroudert het.

Zo pakken we het aan

We geven een opzet en vullen die samen met de uitvoerder.

Een vaste opzet bij de procesbeschrijvingDoel, wie, wanneer, stappen, uitzonderingen en wat het oplevert.
Samen invullenIn een gesprek met de uitvoerder, niet achter een bureau.
Een eigenaar benoemenIemand die de beschrijving actueel houdt.

Wat u krijgt

Een opzet voor al uw beschrijvingen en de eerste ingevuld.

Een opzetEenvoudig, herbruikbaar.
De eerste beschrijvingUit een gesprek.
Aanwijzingen voor de procesbeschrijvingHoe u zelf beschrijvingen maakt.
Beschrijvingen zelf makenUw team vult met de opzet zelfstandig een volgend proces in.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over werkprocessen in kaart brengen

Een format procesbeschrijving dat collega's niet laten liggenZoekt u een format voor een procesbeschrijving? Wij maken er een die uw mensen echt invullen. Voorproefje: één proces vastgelegd na 15 minuten.Processen optimaliseren kan pas als iedereen hetzelfde beeld heeft van hoe ze nu lopen.Een proces verbeteren kan pas als het beschreven is. Wij leggen vast hoe het nu gaat. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Een analyse van bedrijfsprocessen werkt het best als ze begint bij de mensen die de processen uitvoeren.Bedrijfsprocessen analyseren zonder dik rapport. Wij praten met uw mensen en leggen vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Bedrijfskundige processen beschrijven hoe de onderdelen van uw bedrijf samenwerken. Dat zit nu in hoofden.Bedrijfskundige processen lopen door afdelingen heen. Wij leggen ze vast met uw mensen. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Bedrijfsprocessen in kaart brengen doet u het best met degenen die ze uitvoeren, niet over hun hoofd.Processen in kaart brengen zonder dik rapport. Wij tekenen ze met uw medewerkers. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Bedrijfsprocessen verbeteren lukt als uw team kleine stappen zet en die vastlegt.Verbeteringen verwateren vaak. Wij leggen vast wat u verandert, zodat het blijft. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Het borgen van processen is de stap na het ontwerpen: zorgen dat het ook blijft werken.Een nieuw proces landt pas als het wordt geborgd. Wij leggen vast hoe u dat doet. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Management processen: wat u stuurt, moet u kunnen zienWie processen managet moet weten hoe ze lopen. Wij leggen uw processen vast met uw team. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na 15 minuten.

Alles over werkprocessen in kaart brengen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Een procesbeschrijving template voor het aannemen van een medewerkerNieuwe medewerkers sneller inzetbaar · Een procesbeschrijving voor aannemen en afscheid, ook digitaal. Met een voorproefje: een voorbeeld van uw aanmeldflow, met uw eigen stappen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een beschrijving zijn?

Zo kort als kan, zodat een ander het proces kan uitvoeren. Een of twee pagina's is meestal genoeg.

Moet er een tekening bij?

Niet altijd. Soms is een lijstje met stappen duidelijker.

Kan ik het sjabloon zelf gebruiken?

Ja. U krijgt de opzet, zodat uw team er zelf mee verder kan.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank