Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Overige onderwerpen › vast te leggen
Kennis uit hoofden halen

Wat is er vast te leggen in uw bedrijf, en waar begint u?

Wie begint met vastleggen, merkt hoe veel er te beschrijven is. Wij helpen u kiezen: wat is kwetsbaar, wat komt vaak terug en wat kost bij een fout veel tijd. Eerst dat, de rest later of nooit.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Zonder keuze verdrinkt u in beschrijvingen die niemand gebruikt.

We moeten alles opschrijven.

En daarom begint niemand.

Dit is ook belangrijk.

Alles wordt belangrijk, en niets krijgt voorrang.

We hebben het vastgelegd.

Maar het gaat over een proces dat toch niemand meer doet.

Zo pakken we het aan

We maken een selectie met drie vragen per proces.

Wie weet het?Hoeveel mensen kennen dit proces en wat gebeurt er als zij uitvallen?
Hoe vaak?Komt het dagelijks, wekelijks of eens per jaar voor?
Wat kost een fout?Tijd, klanten of geld: hoe zwaar weegt het als het misgaat?

Wat u krijgt

Een geordende lijst van wat u vastlegt, en in welke volgorde.

Procesoverzicht bij het kiezenAlle processen die u noemt, op volgorde van kwetsbaarheid.
Eerste drie uitgewerktDe hoogste prioriteiten volledig beschreven.
Uitleg van de methodeZodat u zelf kunt kiezen wat daarna komt.
Begeleiding bij het kiezenWe lopen met uw team mee tot de eerste lijst is afgewerkt.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over overige onderwerpen

Wat nu losjes gaat, vast maken zodat iedereen het kanWerkwijzen die nu losjes verlopen, vastmaken zodat iedereen ze volgt. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Als er te veel van één persoon afhangt, is dat een bedrijfsrisico.Zit er bij u te veel werk in het hoofd van één collega? Wij leggen het vast. Met een voorproefje: één werkproces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Als alleen maar één collega weet hoe het werkt, loopt u risico.Weet alleen maar één collega hoe het werkt? Dan leggen wij het vast. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Als je wilt, leg ik het uit: het signaal dat kennis niet is vastgelegd.Hoort u in uw team vaak: als je wilt, leg ik het uit? Vastleggen scheelt dat uitleggen. Met een voorproefje: één werkproces na een gesprek van 15 minuten.Uw beste mensen zoeken de beste betaalde baan. Zorg dat hun kennis blijft als ze gaan.Mensen zoeken de beste betaalde baan. Als uw kennis daarbij mee vertrekt, helpt vastleggen. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Elke keer drie kwartier uitleggen kost bij elkaar weken. Eén keer vastleggen is genoeg.Duurt de uitleg van een taak steeds drie kwartier? Leg hem vast. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Als twee collega's om en om hetzelfde werk doen, komt het aan op de overdracht.Wisselen twee collega's elkaar af, dan moet de overdracht kloppen. Wij leggen die vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Als u het te laat merkt, is de kennis al weg. Leg hem vast zolang de collega er is.Veel bedrijven merken te laat dat kennis is vertrokken. Wij leggen die vast, vóór het zover is. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.

Alles over overige onderwerpen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Een voorstel voor te leggen aan het juiste bedrijfAcquisitiecampagnes op maat · Wie iets aan een bedrijf wil voorleggen, heeft een reden nodig om gehoord te worden. Wij zoeken die en trainen uw team. Voorproefje: vijf doelbedrijven.

Veelgestelde vragen

Wat laten we beter ongeschreven?

Werk dat zelden terugkomt, dat iedereen kent of dat bij een fout weinig schade doet.

Hoe lang duurt het om een lijst te maken?

Een dagdeel met uw leidinggevenden is vaak genoeg voor een eerste selectie.

Kan het ook na een vertrek?

Ja, maar met minder detail. Het beste is voor het vertrek.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank