Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Overige onderwerpen › veel te veel
Kennis uit hoofden halen

Veel te veel werk voor een paar mensen: begin bij wat zij weten

Bij veel mkb-bedrijven rust het werk op een paar gewilde schouders. Dan is het niet alleen veel te veel, het is ook kwetsbaar. Wij leggen vast hoe zij werken, zodat u kunt verdelen zonder dat de kwaliteit zakt.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Taken verdelen is moeilijk als alleen de huidige uitvoerder weet wat erbij hoort.

Ik doe het zelf wel even.

Het gaat sneller dan uitleggen, en dus verandert er niets.

We moeten meer mensen aannemen.

Maar nieuwe collega's kunnen niet werken zonder instructie.

Hij zit vol.

En niemand durft te vragen wat hij kan overdragen.

Zo pakken we het aan

We maken het werk beschrijfbaar, zodat het overgedragen kan worden.

Wat zit er in het pakketWe maken met de drukke collega een lijst van alles wat hij doet.
Eerst de makkelijksteTaken die duidelijk te beschrijven zijn, nemen we als eerste door.
Over de schuttingEen collega voert de taak uit, de oorspronkelijke eigenaar kijkt mee en laat los.

Wat u krijgt

Meer lucht voor wie al veel doet.

TakenlijstWat er bij een rol hoort, met de tijd die het kost.
OverdrachtsinstructiesVoor de taken die eerst naar een ander gaan.
ProefperiodeEen paar weken waarin we kijken of de overdracht werkt.
Begeleiding van een volle agendaWe blijven tot de eerste taken zonder hulp worden gedaan.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over overige onderwerpen

Als er te veel van één persoon afhangt, is dat een bedrijfsrisico.Zit er bij u te veel werk in het hoofd van één collega? Wij leggen het vast. Met een voorproefje: één werkproces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Te veel is te veel: spreid het werk dat op één schouder rustAls alles bij één medewerker ligt, is het te veel. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met die collega.Als alleen maar één collega weet hoe het werkt, loopt u risico.Weet alleen maar één collega hoe het werkt? Dan leggen wij het vast. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Als je wilt, leg ik het uit: het signaal dat kennis niet is vastgelegd.Hoort u in uw team vaak: als je wilt, leg ik het uit? Vastleggen scheelt dat uitleggen. Met een voorproefje: één werkproces na een gesprek van 15 minuten.Uw beste mensen zoeken de beste betaalde baan. Zorg dat hun kennis blijft als ze gaan.Mensen zoeken de beste betaalde baan. Als uw kennis daarbij mee vertrekt, helpt vastleggen. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Elke keer drie kwartier uitleggen kost bij elkaar weken. Eén keer vastleggen is genoeg.Duurt de uitleg van een taak steeds drie kwartier? Leg hem vast. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Als twee collega's om en om hetzelfde werk doen, komt het aan op de overdracht.Wisselen twee collega's elkaar af, dan moet de overdracht kloppen. Wij leggen die vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Als u het te laat merkt, is de kennis al weg. Leg hem vast zolang de collega er is.Veel bedrijven merken te laat dat kennis is vertrokken. Wij leggen die vast, vóór het zover is. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.

Alles over overige onderwerpen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veel app, veel functies? Voor uw medewerkers werkt minder beterMedewerkers-app op maat · Veel app betekent vaak veel functies. Voor uw medewerkers is minder meestal beter. Met een klikbaar app-voorbeeld met uw logo en 3 functies.Veel vraag naar uw aanbod? Zorg dat u de juiste klanten bedientMarkt- en concurrentieonderzoek · Veel vraag naar uw aanbod, maar weinig grip? Wij onderzoeken vraag en concurrentie. Met voorproefje: drie concurrenten naast elkaar en één kans.

Veelgestelde vragen

Lost dit werkdruk op?

Het helpt als de druk komt door taken die alleen één persoon kan doen. Zit de druk in het aantal taken, dan moet u ook anders plannen.

Moeten we eerst mensen aannemen?

Niet per se. Soms is een goede overdracht aan bestaande collega's genoeg.

Hoe kiezen we welke taken we overdragen?

Op gevoeligheid en duidelijkheid: eerst wat goed te beschrijven is en weinig risico heeft.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank