Kennis uit hoofden halen

Een grote verjaardagskaart voor een collega: wie weet wanneer wie jarig is?

In veel bedrijven gaat een grote kaart rond voor jubilea en verjaardagen. Wie koopt hem, wie houdt de data bij en wie zorgt dat de kaart ook bij de buitendienst komt? Zulke rituelen houden een bedrijf samen en draaien meestal op één betrokken collega. Wij leggen vast hoe ze bij u gaan, op maat, zodat ze blijven bestaan als zij er niet is.

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Kleine gebaren gaan snel mis als alles op één persoon steunt.

Marian houdt de verjaardagen bij.

Zij gaat volgend jaar met pensioen.

De kaart ging niet langs de buitendienst.

Niemand dacht eraan.

Dit jaar vergeten we hem bijna.

Er is geen herinnering.

Zo pakken we het aan

We maken van het bedrijfsritueel een klein, duidelijk proces.

Gewoonte beschrijvenHoe gaat het nu: wie weet de data, wie koopt de kaart, wie verzamelt.
Gaten dichtenHoe bereikt u ook mensen op locatie of in deeltijd.
OverdragenEen collega neemt de taak over met de beschrijving.

Wat u krijgt

Wat u erbij krijgt.

VerjaardagslijstMet een eigenaar die hem bijwerkt.
Draaiboek per kaartWie wat doet in de dagen vooraf.
Regeling voor buitendienstHoe ook de mensen op afstand meedoen.
Een tweede organisatorVoor vakantie en afscheid.

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over geboorte-, trouw- en uitnodigingskaarten

Verjaardagskaarten groot naar klanten sturen vraagt om een actuele lijst en een duidelijke routine.Stuurt u klanten een grote verjaardagskaart? De planning zit nu in één hoofd. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Wie gaat een verjaardagskaart maken als de officemanager er niet is?Wie regelt bij u de verjaardagskaart voor collega's? Leg bedrijfsrituelen vast. Voorproefje: één proces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Een verjaardagskaart voor 1 jaar, en het proces dat erachter zitEen kaart voor een eerste verjaardag, bijvoorbeeld in een kinderopvang. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Verjaardagskaarten uitnodiging: een jubileumfeest of klantenactie met een kaart vraagt een draaiboek.Kaarten als uitnodiging voor een feest of actie vragen een draaiboek. Wij leggen het vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Het maken van een uitnodiging kent bij u vast een vaste route, die niemand heeft opgeschreven.Het maken van uitnodigingen vastgelegd, van gastenlijst tot verzending. Met een voorproefje: dat proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Een bijzonder geboortekaartje vraagt om maatwerk. Het proces erachter moet gewoon zijn.Maakt u bijzondere geboortekaartjes op maat? Wij leggen uw werkwijze vast. Met een voorproefje: één opdracht uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Een geboortekaart zelf maken doet u met gevoel. Wij leggen vast hoe dat bij u gaat.Maakt u als bedrijf geboortekaarten zelf? Leg uw werkwijze vast. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Klanten die een geboortekaart zelf ontwerpen hebben begeleiding nodig. Bij u gebeurt dat nu mondeling.Laat u klanten een geboortekaart zelf ontwerpen? Dan helpt een vastgelegd proces. Met een voorproefje: één proces na een gesprek van 15 minuten.

Alles over geboorte-, trouw- en uitnodigingskaarten → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is dit niet een HR-taak?

Soms wel, soms niet. Dat bepalen we samen. Het gaat erom dat het geregeld is.

Waarom is zo'n klein proces belangrijk?

Omdat ze laten zien hoe vaak kennis aan één persoon hangt. Wie hier begint, ziet het ook bij grotere processen.

Doen jullie ook grotere processen?

Ja, het kleine voorbeeld laat zien hoe het werkt voor grotere onderdelen.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank