Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Werkprocessen in kaart brengen › proces procedure
Kennis uit hoofden halen

Proces procedure: het verschil en wat u nodig heeft

Een proces is de reeks stappen waarmee werk van begin tot eind loopt. Een procedure is de vastgelegde afspraak over hoe u die stappen uitvoert. In de praktijk lopen die door elkaar, en dat zorgt voor lange documenten die niemand leest. Wij helpen u kiezen wat u moet vastleggen als overzicht en wat als instructie.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Waar proces en procedure door elkaar lopen, worden documenten te lang en te vaag.

Dit staat in de procedure.

Maar wat is nu het proces?

Een procedure van twintig pagina's.

Niemand leest hem.

We hebben alles al beschreven.

Maar niet op een manier die helpt.

Zo pakken we het aan

We scheiden overzicht van instructie.

Overzicht makenEen kort beeld van hoe het proces loopt, van begin tot eind.
Instructies per stap bij proces en procedureAlleen waar uitleg nodig is, kort en praktisch.
Samenbrengen bij proces en procedureHet overzicht verwijst naar de instructies. Zo vindt u wat u zoekt.

Wat u krijgt

Een overzicht en korte procedures, die samen één geheel zijn.

ProcesoverzichtenVan begin tot eind.
Korte proceduresPer stap die uitleg vraagt.
Een vaste opbouwZodat alles er hetzelfde uitziet.
Onderscheid dat blijft hangenUw team leert een nieuw stuk herkennen als overzicht of als instructie.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over werkprocessen in kaart brengen

Een procesanalyse door te vragen wie het werk doetEen procesanalyse laat zien waar het werk vertraagt of misgaat. Wij doen het via gesprekken met uw mensen. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Een procesaudit begint met het werk zoals het gebeurtEen procesaudit toetst of het werk gaat zoals beschreven. Wij leggen eerst de praktijk vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Een proces beschrijven doet u met degene die het uitvoertEen proces beschrijven doet u met de mensen die het uitvoeren. Wij voeren het gesprek en schrijven uit. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.De procesexpert in uw bedrijf: wat weet hij?In elk bedrijf is er een interne procesexpert die weet hoe het werk loopt. Wij leggen zijn kennis vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Een proces tekenen dat klopt met het werkEen proces tekenen is makkelijk, een tekening die klopt niet. Wij tekenen met uw mensen. Met een voorproefje: één proces vastgelegd na 15 minuten.Procesverbetering die begint bij hoe het nu gaatProcesverbetering begint met weten hoe het proces nu loopt. Wij leggen dat vast met uw mensen. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Een tool om processen in kaart te brengen: kies na de inhoudWelke tool om een proces in kaart te brengen? Belangrijker is wat erin komt. Wij leggen uw proces vast. Met een voorproefje: één werkproces na 15 minuten.Processen optimaliseren kan pas als iedereen hetzelfde beeld heeft van hoe ze nu lopen.Een proces verbeteren kan pas als het beschreven is. Wij leggen vast hoe het nu gaat. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.

Alles over werkprocessen in kaart brengen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Een proces maken dat uw team volgtCRM en verkoopproces op maat · Een proces maken dat uw team ook gebruikt: vastgelegd in een systeem, niet in een document dat niemand opent. Met een voorproefje op één voorbeeldscherm.Proces software die uw werkwijze volgtVan gewerkte uren tot betaald · Proces software op maat: uw werkproces van uren tot factuur als systeem dat het werk doorgeeft. Met een voorproefje: uw huidige route op één tekening.

Veelgestelde vragen

Moet elk proces een procedure hebben?

Nee. Alleen stappen die uitleg vragen of risico geven. Wij helpen die te kiezen.

Wat als we al procedures hebben?

Dan kijken we of ze nog kloppen en passen ze aan waar nodig.

Is dit nodig voor ISO?

ISO vraagt gedocumenteerde informatie, geen specifiek formaat. We leggen vast wat u nodig heeft.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank