Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Kaarten zelf maken › structuur kaarten
Kennis uit hoofden halen

Structuur kaarten: elk werkproces in vaste stappen

Een stapkaart is een werkinstructie die op één scherm past: wat doet u eerst, wat daarna, en wat als het misgaat. Wij maken die kaarten met de mensen die het werk kennen, en blijven tot uw team ze zelf bijhoudt.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Structuur ontstaat niet vanzelf. Zonder vaste opzet doet iedereen het net iets anders.

Ik doe het altijd zo.

Een collega doet het anders, en niemand weet welke manier klopt.

Waar stond die lijst ook alweer?

Instructies liggen in mappen, mailtjes en notitieboekjes.

Dit proces is te groot voor één blad.

Er is geen manier om een lang proces in hanteerbare stukken te knippen.

Zo pakken we het aan

We bepalen eerst hoe een kaart eruitziet, en vullen die daarna met echt werk.

Een vast modelWe kiezen samen de opzet van een kaart: doel, stappen, uitzonderingen en wie het bijhoudt.
Gesprek per procesEen ervaren medewerker vertelt het werk na, wij zetten het in kaartvorm.
Proef op de werkvloerEen collega die het proces niet kent voert het uit met alleen de kaart.

Wat u krijgt

Wat u overhoudt is een set kaarten die uw team daadwerkelijk gebruikt.

Kaartmodel op maatEen vaste indeling die past bij uw soort werk, niet bij een standaardsjabloon.
Uitgewerkte kaartenDe eerste processen volledig vastgelegd, met uitzonderingen en vuistregels.
Een vaste plekAlle kaarten op één plek, te openen op pc en telefoon.
Uitleg voor uw team op stapkaartenWe leren uw mensen zelf nieuwe kaarten maken en oude bijwerken.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over kaarten zelf maken

Een kaart maken: leg vast wie het doet en hoe, zodat het niet stilvalt.Het maken van kaarten voor klanten of personeel is vaak werk van één collega. Met een voorproefje: dat proces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Op kaart 2 staat de tweede stap. Leg uw proces vast in kaarten die iedereen kan volgen.Werkkaarten per stap: kaart 1, kaart 2, kaart 3. Wij maken ze met uw team. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Een kaart laten maken door een ander vraagt om goed opdrachtgeverschap. Wie bij u regelt dat?Laat uw bedrijf kaarten maken door een externe drukker of ontwerper? Leg uw opdrachtgeverschap vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Op de NL-kaart van uw vestigingen werkt elke locatie net iets anders. Dat is te vangen.Elke vestiging in Nederland werkt net anders. Wij zetten de werkwijzen naast elkaar. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Voor elke kritieke taak horen 2 kaarten in de hand: twee mensen die het kunnen.Voor elke kritieke taak horen twee mensen. Wij leggen vast hoe de tweede wordt ingewerkt. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Kaart 3: werkkaarten voor uw eigen werkWerkkaarten met korte stappen, zoals kaart 3 bij de machine of de balie. Wij leggen uw werkprocessen vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Kaarten met 2: twee mensen per kritieke taakEen werkproces dat twee mensen beheersen is veilig. Wij halen kennis bij één persoon weg. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Een kaart zelf maken doet een collega met gevoel. Wij leggen dat gevoel vast.Bedrijven die kaarten zelf maken, hebben een vaste werkwijze nodig. Met een voorproefje: dat proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.

Alles over kaarten zelf maken → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

NL kaarten die bedrijven lezenAcquisitiecampagnes op maat · Kaarten voor zakelijke relaties in NL, als onderdeel van een campagne. Voorproefje: vijf echte doelbedrijven, met per bedrijf een reden.Een app kaart met alle plekken waar uw team werktMedewerkers-app op maat · Een kaart in uw bedrijfsapp: locaties, klanten en routes voor uw team. Met een voorproefje: een klikbaar app-voorbeeld met uw logo en 3 functies.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stappen past op één kaart?

Dat hangt van het werk af. Een lang proces splitsen we in deelprocessen, zodat elke kaart leesbaar blijft.

Kunnen kaarten ook geprint worden?

Ja, voor de werkvloer kan dat handig. De digitale versie blijft de bron, zodat een wijziging maar op één plek hoeft.

Wie maakt de kaarten, wij of u?

Wij beginnen, uw team neemt het over. We blijven tot ze het zonder ons kunnen.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank