Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Overige onderwerpen › wanneer gebruik je de het of een
Kennis uit hoofden halen

Wanneer gebruik je de, het of een in een werkinstructie?

In een werkinstructie telt het verschil tussen bepaald en onbepaald. De machine is een bepaalde machine, een machine is een willekeurige. Wij leggen schrijfafspraken voor instructies vast, zodat ze duidelijk zijn voor iedereen die ze moet volgen.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een instructie is pas bruikbaar als duidelijk is om welk ding het gaat.

Draai de knop om.

Welke knop? Er zijn er vier.

Neem een formulier.

Een willekeurig formulier, of dat bij de order hoort?

Het ding in de la.

Alleen de schrijver weet welk ding.

Zo pakken we het aan

We schrijven instructies waarin elk onderdeel een naam heeft.

Onderdelen benoemenWe noemen elk object met één vaste naam, bijvoorbeeld de bedrijfsnaam op het etiket.
Bepaald of onbepaaldAls het om dit specifieke ding gaat, gebruiken we de of het; als het om elk willekeurig exemplaar gaat, een.
TestenIemand die het werk niet kent, volgt de instructie. Waar hij aarzelt, passen we de tekst aan.

Wat u krijgt

Instructies waarin geen twijfel is over wat er bedoeld wordt.

Schrijfregels in instructiesEen korte lijst voor bepaald en onbepaald in instructies, met voorbeelden.
TermenlijstDe namen van onderdelen, formulieren en plekken in uw bedrijf.
LeesproefEen korte test met een nieuwe collega.
Sjabloon in instructiesEen vaste opzet voor al uw instructies.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over overige onderwerpen

Wanneer gebruiken we de of het bij onze vaktermen?De of het? Leg de lidwoorden van uw eigen vakwoorden vast. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Wanneer gebruik je het of de bij woorden uit uw eigen werk?Het of de bij uw interne woorden: één keuze per term. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren collega.Als er te veel van één persoon afhangt, is dat een bedrijfsrisico.Zit er bij u te veel werk in het hoofd van één collega? Wij leggen het vast. Met een voorproefje: één werkproces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Als alleen maar één collega weet hoe het werkt, loopt u risico.Weet alleen maar één collega hoe het werkt? Dan leggen wij het vast. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Als je wilt, leg ik het uit: het signaal dat kennis niet is vastgelegd.Hoort u in uw team vaak: als je wilt, leg ik het uit? Vastleggen scheelt dat uitleggen. Met een voorproefje: één werkproces na een gesprek van 15 minuten.Uw beste mensen zoeken de beste betaalde baan. Zorg dat hun kennis blijft als ze gaan.Mensen zoeken de beste betaalde baan. Als uw kennis daarbij mee vertrekt, helpt vastleggen. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Elke keer drie kwartier uitleggen kost bij elkaar weken. Eén keer vastleggen is genoeg.Duurt de uitleg van een taak steeds drie kwartier? Leg hem vast. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Als twee collega's om en om hetzelfde werk doen, komt het aan op de overdracht.Wisselen twee collega's elkaar af, dan moet de overdracht kloppen. Wij leggen die vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.

Alles over overige onderwerpen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Wanneer gebruik je de of het, en welke woorden gebruikt uw klant?Markt- en concurrentieonderzoek · De of het: de regels kort uitgelegd. En waarom de woorden van uw klant ertoe doen. Voorproefje: drie concurrenten naast elkaar en één gemiste kans.Zakelijk gebruik en privé netjes gescheiden in uw administratieAdministratie automatiseren · Bonnetjes en facturen voor zakelijk gebruik scheiden van privé, automatisch herkend. Op maat voor mkb. Met een voorproefje: drie documenten uitgelezen.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen de, het en een?

De en het zijn bepaalde lidwoorden voor iets specifieks, een is onbepaald en verwijst naar een willekeurig exemplaar.

Moeten alle medewerkers deze regels kennen?

Nee, alleen wie instructies schrijft. De rest merkt dat de teksten duidelijker zijn.

Is dit ook nuttig voor mailteksten?

Ja. Duidelijke aanduidingen helpen in mails minstens zo veel als in instructies.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank