Kennis uit hoofden halen

Een wens voor de kerstkaart moet worden goedgekeurd. Door wie, en wanneer?

In sommige bedrijven stelt de communicatiemedewerker de wens op, de directeur past hem aan en de juridisch adviseur kijkt ernaar. Als dat niet is afgesproken, volgt in december een hectische rondgang met versies per mail. Wij leggen de route vast, op maat, zodat de wens op tijd klaar is. En we blijven tot uw team het zelf kan.

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Zonder vaste route eindigt een korte tekst in een lange mailketen.

Ik wacht nog op de directeur.

De drukker wacht ook.

Welke versie is de laatste?

Er zijn vier bijlagen in omloop.

Mag dit zo?

Niemand weet wie dat beslist.

Zo pakken we het aan

We leggen vast wie wat beslist en in welke volgorde.

Route in kaartWe volgen de tekst van vorig jaar van eerste idee tot drukbestand.
Beslissers vastleggenWie schrijft, wie keurt, wie heeft het laatste woord.
Dit jaar uitproberenEen andere collega loopt de route met de beschrijving.

Wat u krijgt

Wat u krijgt.

GoedkeuringsrouteStappen en rollen.
DeadlinesWanneer iedereen reageert.
Eén plek voor de definitieve versieZodat de drukker de juiste krijgt.
PlaatsvervangerAls iemand er niet is.

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over kerstkaarten en wenskaarten

Een wens op de kerstkaart wordt persoonlijk als de schrijver de relatie kent.Een persoonlijke wens op de kerstkaart vraagt kennis van de relatie. Wij leggen vast waar die zit. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Wensen voor op een kerstkaart naar het buitenland: wie weet wat past?Wensen voor internationale relaties vragen kennis van talen en gewoonten. Wij leggen die vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Een kerstkaart met wens die bij de ontvanger pastWelke wens past bij welke relatie? Wij leggen vast hoe uw bedrijf dat bepaalt. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na 15 minuten.Welke wensen op een kerstkaart past bij uw bedrijf?Zakelijke kerstwensen aan klanten en relaties, met een eigen toon. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na 15 minuten gesprek.Een kerstkaart of kerstkaart: papier of digitaal per relatiePapieren kerstkaart of een digitale? Wij leggen vast hoe uw bedrijf dat per relatie beslist. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Een kerstkaart als pdf versturen: wie doet watEen kerstkaart als PDF versturen vraagt wat afspraken: lijst, versie, verzending. Wij leggen het vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Een kerstkaart template voor het hele proces, niet alleen de kaartEen kerstkaart template is meer dan een ontwerp: ook het proces kan een sjabloon zijn. Met een voorproefje: één proces vastgelegd na 15 minuten.Elk jaar een template voor de kerstkaart, zonder opnieuw uitzoekenKerstkaarten voor klanten of relaties, elk jaar zonder opnieuw te beginnen. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.

Alles over kerstkaarten en wenskaarten → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is dit niet teveel structuur voor één zin?

Het gaat om de afstemming, niet om de zin. Elk document dat langs meerdere mensen gaat, kent hetzelfde patroon.

Werkt dit ook voor andere teksten?

Ja. Offertes, persberichten en brieven volgen hetzelfde idee.

Wie moet er bij het gesprek zijn?

De collega die de tekst coördineert, en liefst de persoon die het laatste woord heeft.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank