Kennis uit hoofden halen

De taken van een bedrijfsleider staan in geen functieomschrijving, maar zijn onmisbaar bij vakantie en vertrek.

Een bedrijfsleider van een winkel, een filiaal of een restaurant doet meer dan op papier staat: de kluis, de roosters, de boekhoudmail, de klacht van de vaste klant. Als hij op vakantie gaat of vertrekt, merkt iedereen hoeveel dat is. Wij leggen de taken van de bedrijfsleider vast, op maat, zodat een ander ze kan overnemen. We blijven tot uw team het zelf kan.

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

De bedrijfsleider doet alles. Zodra hij er niet is, blijkt hoeveel dat is.

Dat regelt de bedrijfsleider.

Maar zijn lijst bestaat niet.

Hij was drie weken weg en alles bleef liggen.

De invaller wist niet wat te doen.

Wie heeft de sleutel van de kluis?

Dat staat in niemands hoofd behalve het zijne.

Zo pakken we het aan

We maken een lijst van wat de bedrijfsleider doet en leggen het belangrijkste vast.

Een week volgenWe volgen de bedrijfsleider en noteren elke taak.
Het belangrijkste uitschrijvenDe taken die niet mogen liggen blijven en de beslissingen die alleen hij neemt.
Een invaller proberenEen collega neemt een week de taken over met de lijst.

Wat u krijgt

Wat u erbij krijgt.

Takenlijst bedrijfsleiderDagelijks, wekelijks, maandelijks.
BeslissingenlijstWat hij beslist en op welke gronden.
ContactenLeveranciers, klanten, instanties.
VakantieplanWie wat overneemt.

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over nieuwe collega's inwerken

De taken van uw bedrijfsleider, helder vastgelegdWat een bedrijfsleider dagelijks doet, op papier. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met uw bedrijfsleider.De coördinator taken die alleen in zijn of haar hoofd zittenWelke taken heeft uw coördinator, en wie neemt ze over bij ziekte? Voorproefje: één taak vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met de coördinator.Taken management: wie doet wat, en hoe weet iedereen dat?Taakbeheer dat past bij uw bedrijf: wie doet wat, wanneer. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.De taken van een supervisor op papier, voor wie hem opvolgtWat een supervisor dagelijks regelt, vastgelegd voor opvolgers. Met een voorproefje: één werkproces na een gesprek van 15 minuten met uw supervisor.De taken van een teammanager: wat doet hij de hele dag?Wat uw teammanager doet, op papier, voor een invaller of opvolger. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.De taken van een leidinggevende die nergens beschreven staanWat leidinggevenden dagelijks doen en wat nergens staat, vastgelegd. Met een voorproefje: één werkproces na een gesprek van 15 minuten.De taken van het werk bij u in beeld: van functie tot dagelijkse praktijkDe taken bij uw functies helder en echt. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren collega.Een bijbaantje voor een student: zorg dat uw werk zonder uitleg te doen is.Een bijbaantje voor studenten werkt alleen als het werk snel uit te leggen is. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na 15 minuten gesprek.

Alles over nieuwe collega's inwerken → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is dit een functieomschrijving?

Nee. Het is een praktische lijst voor een invaller.

Wat als de bedrijfsleider tevens eigenaar is?

Dan is het des te belangrijker, want er is geen opvolger.

Werkt dit voor meerdere filialen?

Ja. We leggen de gedeelde taken vast en noteren de verschillen per filiaal.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank