Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Nieuwe collega's inwerken › taken management
Kennis uit hoofden halen

Taken management: wie doet wat, en hoe weet iedereen dat?

Task management betekent dat taken een eigenaar, een moment en een beschrijving hebben. In veel mkb-bedrijven bestaat dat alleen in hoofden. Wij leggen uw taken en werkprocessen vast, en kiezen samen een manier van bijhouden die uw team volhoudt.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Taken beheren is makkelijk te beginnen en moeilijk vol te houden. Zeker als de taken zelf niet goed beschreven zijn.

Wie zou dit ook alweer doen?

Taken blijven liggen omdat niemand weet dat ze bij hem horen.

Het staat in het takenbord, maar niemand kijkt.

Een tool zonder afspraken wordt een extra stapel werk.

Iedere taak is anders beschreven.

De een schrijft een regel, de ander een alinea. Je weet nooit wat er precies moet gebeuren.

Zo pakken we het aan

Eerst de taken zelf beschrijven, dan pas kiezen hoe u ze beheert.

Taken ophalen voor taakbeheerIn korte gesprekken verzamelen we welke taken terugkomen en wie ze nu oppakt.
Taken uitwerkenPer terugkerende taak leggen we vast wat het resultaat is en welke stappen erbij horen.
Afspraken en bijhoudenWe kiezen met uw team een eenvoudige manier om taken te verdelen en na te lopen.

Wat u krijgt

Een taakstructuur die klopt met hoe uw bedrijf werkt.

Takenlijst per rolWat elke rol doet, met de terugkerende taken per week en maand.
Werkinstructies per taakHet hoe, niet alleen het wat.
SpelregelsWie een taak toewijst, wie hem afrondt en wat er gebeurt als hij blijft liggen.
Begeleiding voor taakbeheerWe lopen het eerste kwartaal mee tot het een gewoonte is.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over nieuwe collega's inwerken

De taken van een bedrijfsleider staan in geen functieomschrijving, maar zijn onmisbaar bij vakantie en vertrek.Een bedrijfsleider doet taken die niemand anders kent. Wij leggen ze vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.De coördinator taken die alleen in zijn of haar hoofd zittenWelke taken heeft uw coördinator, en wie neemt ze over bij ziekte? Voorproefje: één taak vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met de coördinator.De taken van uw bedrijfsleider, helder vastgelegdWat een bedrijfsleider dagelijks doet, op papier. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met uw bedrijfsleider.De taken van een supervisor op papier, voor wie hem opvolgtWat een supervisor dagelijks regelt, vastgelegd voor opvolgers. Met een voorproefje: één werkproces na een gesprek van 15 minuten met uw supervisor.De taken van een teammanager: wat doet hij de hele dag?Wat uw teammanager doet, op papier, voor een invaller of opvolger. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.De taken van een leidinggevende die nergens beschreven staanWat leidinggevenden dagelijks doen en wat nergens staat, vastgelegd. Met een voorproefje: één werkproces na een gesprek van 15 minuten.De taken van het werk bij u in beeld: van functie tot dagelijkse praktijkDe taken bij uw functies helder en echt. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren collega.Een bijbaantje voor een student: zorg dat uw werk zonder uitleg te doen is.Een bijbaantje voor studenten werkt alleen als het werk snel uit te leggen is. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na 15 minuten gesprek.

Alles over nieuwe collega's inwerken → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Een taken-app waarin iedereen weet wat er vandaag moet gebeurenMedewerkers-app op maat · Taken voor de dag in de app, per medewerker en per team. Met een voorproefje: klikbaar app-voorbeeld met uw logo en 3 functies.Taken maken hoeft niet voor elke nieuwe medewerker opnieuwNieuwe medewerkers sneller inzetbaar · Taken maken voor elke nieuwe medewerker kost tijd. Ze ontstaan vanzelf uit de aanmelding, met eigenaar en datum. Met voorproefje van uw aanmeldflow.

Veelgestelde vragen

Moeten we daarvoor nieuwe software aanschaffen?

Niet per se. We beginnen met wat u heeft. Als er software nodig is, adviseren we wat past bij uw omvang.

Wat is het verschil met projectmanagement?

Projecten zijn eenmalig. Taken in dit verband zijn het terugkerende werk waar uw bedrijf dagelijks op draait.

Kan ons team de takenstructuur zelf aanpassen?

Ja, dat is de bedoeling. We leren uw team hoe taken worden toegevoegd en bijgewerkt.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank