Kennis uit hoofden halen

Een kaart voor jou: persoonlijke aandacht die u kunt overdragen

Een persoonlijke kaart voor een klant, een patiënt of een leerling vraagt aandacht: wie krijgt er één, wanneer en met welke tekst. Dat gaat goed bij een bedrijf waar een paar mensen er gevoel voor hebben. Wij leggen vast hoe zij het doen en maken het overdraagbaar, op maat. We blijven tot uw team het zelf onderhoudt.

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Persoonlijke aandacht werkt het best als ze consequent is, en daar schort het vaak aan.

Iemand moet eraan denken.

Soms gebeurt het, soms niet, afhankelijk van wie het druk heeft.

Zij weet wie een kaart verdient.

Dat is gevoel, geen regel.

De ene afdeling stuurt kaarten, de andere niet.

Klanten ervaren dat als verschil.

Zo pakken we het aan

We zetten de ervaring van uw medewerkers om in afspraken zonder het persoonlijke te verliezen.

Wanneer sturen we een kaartWe bespreken met uw mensen welke gebeurtenissen een kaart waard zijn en waarom.
Hoe maken we hem persoonlijkWe leggen vast hoe uw collega's de tekst en het moment kiezen, met voorbeelden.
Samen testenEen andere collega stuurt een kaart volgens de beschrijving. We bekijken of het nog als uw bedrijf voelt.

Wat u krijgt

Zodat persoonlijke aandacht geen toeval meer is.

MomentenlijstWanneer een kaart past, en wie dat signaleert.
Voorbeeldteksten per situatieAls inspiratie, niet als vast sjabloon.
Praktische afsprakenWie bestelt, wie schrijft, wie verstuurt, en wanneer.
Waarom en hoe uitleggen aan uw teamZodat iedereen weet waarom u het doet en hoe.

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over kaarten zelf maken

Een kaart voor jou: inwerken per nieuwe collegaEen persoonlijk inwerkpakket voor elke nieuwe collega. Wij leggen het werk vast. Met een voorproefje: één proces vastgelegd na 15 minuten.Een kaart maken: leg vast wie het doet en hoe, zodat het niet stilvalt.Het maken van kaarten voor klanten of personeel is vaak werk van één collega. Met een voorproefje: dat proces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Op kaart 2 staat de tweede stap. Leg uw proces vast in kaarten die iedereen kan volgen.Werkkaarten per stap: kaart 1, kaart 2, kaart 3. Wij maken ze met uw team. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Een kaart laten maken door een ander vraagt om goed opdrachtgeverschap. Wie bij u regelt dat?Laat uw bedrijf kaarten maken door een externe drukker of ontwerper? Leg uw opdrachtgeverschap vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Op de NL-kaart van uw vestigingen werkt elke locatie net iets anders. Dat is te vangen.Elke vestiging in Nederland werkt net anders. Wij zetten de werkwijzen naast elkaar. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Voor elke kritieke taak horen 2 kaarten in de hand: twee mensen die het kunnen.Voor elke kritieke taak horen twee mensen. Wij leggen vast hoe de tweede wordt ingewerkt. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Kaart 3: werkkaarten voor uw eigen werkWerkkaarten met korte stappen, zoals kaart 3 bij de machine of de balie. Wij leggen uw werkprocessen vast. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.Kaarten met 2: twee mensen per kritieke taakEen werkproces dat twee mensen beheersen is veilig. Wij halen kennis bij één persoon weg. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten.

Alles over kaarten zelf maken → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Gaat het om het ontwerpen van de kaart?

Nee. Wij leggen het proces erachter vast: wanneer u een kaart stuurt, wie het regelt en hoe de toon gekozen wordt.

Kunnen wij hier ook mee communiceren naar klanten in een systeem?

Ja. Als de afspraken helder zijn, kunnen we ze later koppelen aan uw klantenbestand zodat het gemakkelijker wordt.

Is dit voor privé of voor bedrijven?

Alleen voor bedrijven. Voor een kaart voor een persoonlijke vriend kunt u beter bij een kaartenwinkel kijken.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank