Kennis uit hoofden halen

Een geboortekaart op maat: wat kan wel, wat niet, en wie beslist?

Maatwerk betekent dat klanten veel kunnen vragen. Het vraagt van uw team een gevoel voor wat haalbaar is binnen tijd en techniek. Dat gevoel zit meestal bij een of twee collega's. Wij leggen de grenzen van uw maatwerk vast, op maat, zodat iedere medewerker met vertrouwen ja of nee kan zeggen. We blijven tot het team het zelf kan.

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Bij maatwerk raakt het team de grens kwijt tussen wat wel en niet kan.

Ja hoor, dat kan.

Zei een collega, en de productie zegt later dat het niet kan.

Dat doen we niet.

Zegt de ene, terwijl de andere het vorige week deed.

Voor deze klant maken we een uitzondering.

Wie mag dat beslissen?

Zo pakken we het aan

We brengen de grenzen van het maatwerk in kaart en leggen vast wie waarover beslist.

Verzoeken verzamelenWe bespreken wat klanten het vaakst vragen en wat u daarmee deed.
Grenzen en uitzonderingenWat altijd kan, wat nooit, en wat alleen na overleg met wie.
Door collega's laten toetsenCollega's beantwoorden verzoeken met de beschrijving. We bekijken afwijkingen.

Wat u krijgt

Maatwerk met duidelijke randen, zodat klanten en collega's weten waar ze aan toe zijn.

Overzicht van wat kan en wat nietEen overzicht dat iedereen kent, met de gebruikelijke uitzonderingen.
BeslisrouteWie een uitzondering mag goedkeuren en hoe dat gaat.
KlantantwoordenHoe u een verzoek afwijst zonder de klant te verliezen.
Grenzen leren toepassenCollega's leren de grenzen te hanteren en te onderbouwen.

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over geboorte-, trouw- en uitnodigingskaarten

Ouders die een geboortekaart laten maken: de intake die niets mistLaten ouders bij u een geboortekaart maken? Leg de intake vast. Voorproefje: één proces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Een geboortekaart zelf maken doet u met gevoel. Wij leggen vast hoe dat bij u gaat.Maakt u als bedrijf geboortekaarten zelf? Leg uw werkwijze vast. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Een geboortekaart zelf maken loopt soms fout. Hoe handelt uw team een herdruk af?Bij zelfgemaakte geboortekaarten komen klachten en herdrukken. Wij leggen vast hoe u die afhandelt. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Klanten die een geboortekaart kopen: het adviesgesprek vastgelegdVerkoopt u geboortekaarten en helpt een collega klanten het best? Leg haar advies vast. Voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.De geboortekaart wensen van ouders: van vage ideeën naar een heldere opdrachtHoe vertaalt uw team de wensen van ouders naar een geboortekaart? Leg het vast. Voorproefje: één proces na een gesprek van 15 minuten.Een trouwkaart op maat vraagt om een proces dat meebeweegtMaatwerk bij trouwkaarten gaat pas goed als het proces helder is. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Klanten die een geboortekaart zelf ontwerpen hebben begeleiding nodig. Bij u gebeurt dat nu mondeling.Laat u klanten een geboortekaart zelf ontwerpen? Dan helpt een vastgelegd proces. Met een voorproefje: één proces na een gesprek van 15 minuten.Het maken van een uitnodiging kent bij u vast een vaste route, die niemand heeft opgeschreven.Het maken van uitnodigingen vastgelegd, van gastenlijst tot verzending. Met een voorproefje: dat proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.

Alles over geboorte-, trouw- en uitnodigingskaarten → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Beperkt dit ons maatwerk?

Het maakt het duidelijker. Wat u wilt bieden, verandert niet, maar uw team weet beter wat het kan beloven.

Wie bepaalt de grenzen?

U. Wij vragen uw mensen wat zij doen en leggen voor aan u waar zij het verschillend doen.

Kunnen we de lijst later aanpassen?

Ja. Een nieuwe machine of nieuw papier verandert wat kan. Elke regel heeft een eigenaar die bijwerkt.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank