Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Nieuwe collega's inwerken › digitale werkinstructies
Kennis uit hoofden halen

Digitale werkinstructies die uw team echt opent

Digitale werkinstructies hebben alleen zin als de inhoud klopt en collega's ze kunnen vinden. Wij leggen de werkwijze vast met de mensen die het werk kennen en zetten die op een plek waar uw team het met één zoekopdracht ziet, ook op de telefoon. Op maat voor mkb, en we blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Veel bedrijven hebben digitale werkinstructies die niemand gebruikt.

Het staat ergens op de gedeelde schijf.

Maar niemand weet in welke map.

We hebben alles in een pdf gezet.

Het is dertig pagina's, op een telefoon niet te lezen.

De instructie is drie jaar oud.

Collega's weten dat hij niet klopt en negeren hem.

Zo pakken we het aan

Eerst de inhoud op orde, dan pas de plek en vorm.

Wat wordt het meest gevraagdWe kijken welke vragen collega's elkaar het vaakst stellen, want daar begint de meeste winst.
Instructies schrijven met de uitvoerdersPer taak een korte instructie, vaak met beeld, geschreven vanuit het werk en niet vanuit kantoor.
Plek en beheer inrichtenEén plek, vaste eigenaars en een moment van nakijken zodat het actueel blijft.

Wat u krijgt

Digitale instructies die worden gebruikt omdat ze snel te vinden zijn en kloppen.

Een lijst van de belangrijkste vragenOp volgorde van hoe vaak ze terugkomen.
Kort met foto of schemaKort, met foto of schema waar dat helpt.
Een eenvoudige kennisbankZoeken op wat je nodig hebt, op telefoon en computer.
Training voor eigenarenZij leren een instructie schrijven en bijwerken.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over nieuwe collega's inwerken

Work instruction software: werkinstructiesoftware voor uw bedrijfSoftware voor werkinstructies, of toch eerst de instructies zelf. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Een werkinstructie maken in Word die iedereen gelijk opzetWerkinstructies in Word, met een vast sjabloon. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren collega.Een bijbaantje voor een student: zorg dat uw werk zonder uitleg te doen is.Een bijbaantje voor studenten werkt alleen als het werk snel uit te leggen is. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Werken in Hoogvliet: laat uw ervaring niet met een collega vertrekken.Bedrijven in Hoogvliet die goed willen inwerken. Kennisborging op maat. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Mensen willen werken bij een bedrijf in Hoogvliet. Zorg dat de eerste week lukt.Werkt u als bedrijf in Hoogvliet aan inwerken? Wij leggen uw werkwijze vast. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Ik weet het niet: een antwoord dat aangeeft waar kennis ontbreekt.Als medewerkers vaak zeggen dat ze het niet weten, zit de kennis op de verkeerde plek. Met een voorproefje: één antwoord vastgelegd na 15 minuten gesprek.Beveiliging worden is één ding, het werk per object leren een ander.Nieuwe beveiligers werken pas goed als de objectinstructies kloppen. Met een voorproefje: één object uitgewerkt na een gesprek van 15 minuten.Een bijbaan in Hoogvliet werkt als de uitleg klaarligt voor wie een paar uur komt.Biedt u bijbanen in Hoogvliet aan? Dan moet het werk snel te leren zijn. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.

Alles over nieuwe collega's inwerken → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Wanneer is een digitale app de oplossing voor uw team?Medewerkers-app op maat · Een digitale app is niet altijd het antwoord. Wanneer wel? Een medewerkers-app op maat voor mkb. Met een voorproefje: klikbaar app-voorbeeld voor uw team.De digitale pdf die uit de werkbon roltBuitendienst en werkbon · Een digitale pdf die vanzelf ontstaat uit de werkbon: leesbaar, met foto's en handtekening. Met een voorproefje: een werkbon op de telefoon.

Veelgestelde vragen

Welk systeem gebruiken jullie?

Dat hangt af van wat uw bedrijf al gebruikt. Past een bestaand intranet of document-systeem, dan blijven we daarbij. Anders bouwen we een eenvoudige kennisbank.

Kunnen medewerkers zelf instructies toevoegen?

Ja, binnen afspraken. Een eigenaar controleert wat wordt toegevoegd, zodat het niet vol raakt met halve versies.

Zijn video-instructies mogelijk?

Soms is een korte video handig, bijvoorbeeld bij een handeling aan een machine. Meestal is een goede foto met drie regels tekst sneller en makkelijker bij te houden.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank