Kennis uit hoofden halen

Een grote fotokaart van intake tot verzending: wie doet wat?

Een fotostudio of fotowinkel die grote fotokaarten maakt, weet dat een bestelling uit veel kleine stappen bestaat: bestand ontvangen, kwaliteit controleren, uitsnede, papier, afwerking, verpakken. Elke stap heeft zijn eigen kennis, meestal bij een of twee mensen. Wij leggen die vast, op maat, en blijven tot uw team het zelf kan.

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

In een studio is de order één lange keten, en elke schakel is een persoon.

De print is klaar, maar de verpakking niet.

Niemand wist dat dit formaat een andere doos nodig heeft.

De klant heeft de foto bijgesneden.

We zien pas bij het drukken dat er iets mist.

De afwerker is ziek.

Hij weet hoe dit papier moet worden behandeld.

Zo pakken we het aan

We volgen één bestelling door de hele keten en leggen vast wie waarvan weet.

Een order volgenMet de medewerkers per stap bespreken we wat ze doen en waarop ze letten.
Overdrachten tussen stappenWat wordt doorgegeven en wat gaat soms verloren.
Andere medewerker testEen collega voert een stap uit die hij niet kent, alleen met de beschrijving.

Wat u krijgt

Zodat elke grote fotokaart bij u dezelfde zorg krijgt, wie hem ook maakt.

Orderketen op één kaartAlle stappen met wie en wat.
Instructies per stapMet foto's waar dat helpt.
OverdrachtsafsprakenWat u doorgeeft aan de volgende collega.
Elkaars stappen leren kennenCollega's leren elkaars stappen kennen.

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over kaarten zelf maken

Een fotokaart groot formaat laat elke fout in de foto zienDrukt u een grote fotokaart? Leg vast hoe uw mensen foto's beoordelen. Voorproefje: één proces vastgelegd na 15 minuten.De grote ansichtkaart in uw winkel: wie weet wat er ligt en wat bijbesteld moet worden?Verkoopt uw winkel grote ansichtkaarten? Leg vast hoe uw team assortiment en voorraad beheert. Voorproefje: één proces in 15 minuten.Een grote groep nieuwe medewerkers tegelijk inwerken zonder dat uw ervaren mensen vastlopenNeemt uw bedrijf een grote groep nieuwe mensen aan? Leg vast hoe u hen inwerkt. Voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Een grote postkaart verpakken en versturen: de kennis van uw verzendafdelingVerstuurt u grote postkaarten? Leg vast hoe uw team ze verpakt en verzendt. Voorproefje: één proces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Een fotokaartje maken: zorg dat het niet bij één collega blijft hangen.Een fotokaartje maken doet een collega al jaren op gevoel. Met een voorproefje: dat werk uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Een kaart maken: leg vast wie het doet en hoe, zodat het niet stilvalt.Het maken van kaarten voor klanten of personeel is vaak werk van één collega. Met een voorproefje: dat proces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Een kaart zelf maken doet een collega met gevoel. Wij leggen dat gevoel vast.Bedrijven die kaarten zelf maken, hebben een vaste werkwijze nodig. Met een voorproefje: dat proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Eigen kaartjes ontwerpen doet een collega met gevoel. Leg vast hoe.Ontwerpt uw bedrijf eigen kaartjes? Leg vast hoe, zodat het niet bij één ontwerper blijft. Met een voorproefje: één proces na een gesprek van 15 minuten.

Alles over kaarten zelf maken → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil met een gewone fotokaart?

Bij groot formaat worden fouten zichtbaarder en is verpakking en verzending lastiger. Daar zit vaak extra kennis.

Moeten we de hele keten laten vastleggen?

Nee. We beginnen met de stap waar de meeste kennis in één hoofd zit, bijvoorbeeld afwerking of verpakken.

Werkt dit ook voor posters?

Ja. De stappen verschillen een beetje, het patroon is hetzelfde.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank