Kennis uit hoofden halen › Kennisbank › Nieuwe collega's inwerken › takenlijst word
Kennis uit hoofden halen

Een takenlijst in Word die niet in de map verdwijnt

Een takenlijst in Word is snel gemaakt, en meestal na drie weken niet meer actueel. Wij helpen u de taken goed te beschrijven en kiezen met u een plek waar de lijst gebruikt wordt, ook als dat gewoon Word blijft.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Het probleem is zelden het programma. Het probleem is dat niemand de lijst bijhoudt.

De lijst staat ergens op de server.

Niemand weet welke versie de laatste is.

Daar staat alleen een titel bij.

Een taak zonder beschrijving helpt een nieuwe collega niet.

Ik heb mijn eigen lijstje.

Iedereen houdt zijn eigen versie bij, en samen klopt het niet.

Zo pakken we het aan

We kijken eerst naar de taken, dan pas naar het bestand.

Taken ophalen voor de takenlijstWe vragen uw team wat er terugkomt en schrijven elke taak met resultaat en stappen op.
Format kiezenEen Word-sjabloon, een gedeelde lijst of een eenvoudige tool: wat uw team volhoudt, wint.
Bijhouden regelenEen eigenaar, een vast moment en een naam voor het bestand, zodat iedereen dezelfde versie opent.

Wat u krijgt

Een takenlijst die klopt en blijft kloppen.

Een Word-sjabloon op maatMet kolommen voor taak, eigenaar, moment en instructie, als u daarvoor kiest.
Uitgeschreven takenPer taak een korte beschrijving van wat er gedaan moet worden.
Afspraken over bijhoudenWie wijzigt, wanneer en hoe voorkomt u dubbele versies.
OverstapadviesAls Word tegen zijn grenzen aanloopt, laten we zien wat de volgende stap kan zijn.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over nieuwe collega's inwerken

Beveiliging worden is één ding, het werk per object leren een ander.Nieuwe beveiligers werken pas goed als de objectinstructies kloppen. Met een voorproefje: één object uitgewerkt na een gesprek van 15 minuten.Groter worden zonder dat de kennis in drukte verdwijntGroeit uw bedrijf en verdwijnt kennis in de drukte? Leg werkprocessen vast. Voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Een werkinstructie maken in Word die iedereen gelijk opzetWerkinstructies in Word, met een vast sjabloon. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren collega.Een bijbaantje voor een student: zorg dat uw werk zonder uitleg te doen is.Een bijbaantje voor studenten werkt alleen als het werk snel uit te leggen is. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Werken in Hoogvliet: laat uw ervaring niet met een collega vertrekken.Bedrijven in Hoogvliet die goed willen inwerken. Kennisborging op maat. Met een voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Mensen willen werken bij een bedrijf in Hoogvliet. Zorg dat de eerste week lukt.Werkt u als bedrijf in Hoogvliet aan inwerken? Wij leggen uw werkwijze vast. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na 15 minuten gesprek.Ik weet het niet: een antwoord dat aangeeft waar kennis ontbreekt.Als medewerkers vaak zeggen dat ze het niet weten, zit de kennis op de verkeerde plek. Met een voorproefje: één antwoord vastgelegd na 15 minuten gesprek.Een bijbaan in Hoogvliet werkt als de uitleg klaarligt voor wie een paar uur komt.Biedt u bijbanen in Hoogvliet aan? Dan moet het werk snel te leren zijn. Met een voorproefje: één taak uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.

Alles over nieuwe collega's inwerken → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Gratis Word voor één brief, een assistent voor al uw documentenAI op eigen bedrijfsdata · Gratis Word voor losse brieven. Voor veel documenten: een assistent met antwoorden. Voorproefje: 3 vragen aan een assistent die uw website kent.Een takenlijst-app die van elk gebrek een taak maaktVeldrapportage en inspecties · Gebreken omzetten naar een takenlijst met eigenaar en termijn. Voorproefje: uw checklist digitaal plus het rapport dat uw klant krijgt.

Veelgestelde vragen

Kan het echt gewoon in Word?

Ja, voor kleine teams en overzichtelijk werk werkt dat prima, mits er afspraken zijn over versies en eigenaarschap.

Wanneer is Word niet meer genoeg?

Als meerdere mensen tegelijk wijzigen, of als taken herinneringen nodig hebben. Dan kijken we naar een andere oplossing.

Leveren jullie het Word-sjabloon zelf?

Ja, op maat voor uw bedrijf, en we zorgen dat uw team het zelf kan aanpassen.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank