Kennis uit hoofden halen

Jobs in kwaliteit: leg het kwaliteitswerk vast

Een functie op het gebied van kwaliteit leunt zwaar op wat één persoon weet: welke controles echt tellen, hoe audits verlopen, wat er met afwijkingen gebeurt. Wij leggen dat vast in korte gesprekken, zodat uw volgende kwaliteitsmedewerker niet bij nul begint. We blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Kwaliteitswerk zit vaak in het hoofd van een of twee mensen, en dat wordt pijnlijk bij vertrek.

Dat regelt onze kwaliteitsmedewerker.

Wat die precies regelt, weet verder niemand.

De vacature staat al maanden open.

Intussen blijven controles en afwijkingen liggen.

De nieuwe collega moet alles zelf uitzoeken.

Hij vindt wel documenten, maar niet hoe het echt gaat.

Zo pakken we het aan

We leggen vast wat de huidige kwaliteitsmedewerker doet, en waarom.

Takenoverzicht bij de kwaliteitsfunctieWe zetten op een rij wat de functie dagelijks, wekelijks en jaarlijks inhoudt.
Gesprekken bij de kwaliteitsfunctieWe leggen per taak de stappen, de uitzonderingen en de beslismomenten vast.
Overdracht testen bij de kwaliteitsfunctieEen collega of de opvolger probeert een taak uit met alleen de instructie.

Wat u krijgt

Een functie die overdraagbaar is, ook als de huidige houder vertrekt.

FunctieoverzichtAlle taken van de kwaliteitsfunctie, met wie ze nu doet.
Instructies per taakZoals het echt gaat, met vuistregels en uitzonderingen.
Afwijkingen en actiesHoe u omgaat met meldingen en wie wat oppakt.
Een collega als tweede houderEen tweede persoon leert de functie bijhouden, zodat hij niet weer bij één persoon belandt.

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over iso 9001 en kwaliteit

Vastgelegde werkprocessen voor BRL 9001Werken volgens BRL 9001 begint bij vastgelegde processen. Wij halen ze uit de hoofden van uw mensen. Voorproefje: één proces vastgelegd na 15 minuten.Een directiebeoordeling ISO 9001 voorbeeld dat bij uw bedrijf pastEen voorbeeld van een directiebeoordeling ISO 9001 en hoe u het zelf invult. Voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Heeft u een handboek ISO 9001 nodig, en zo ja, wat moet erin?Heeft u een handboek ISO 9001 nodig? Wij leggen uit wat erin hoort en maken het leesbaar. Voorproefje: één proces na een gesprek van 15 minuten.HKZ en ISO 9001 in één kwaliteitssysteem dat uw teams gebruikenHKZ en ISO 9001 in één systeem. Wij leggen werkprocessen vast met uw zorgteams. Voorproefje: één proces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Een HKZ kwaliteitssysteem dat uw teams gebruiken in plaats van het te mijdenEen HKZ kwaliteitssysteem dat uw teams gebruiken, niet alleen de auditor. Wij leggen werkwijzen vast. Voorproefje: één proces in 15 minuten.ISO 9001:2015 vraagt dat u de kennis van uw organisatie borgtISO 9001:2015 vraagt dat u de kennis van uw organisatie borgt. Dat is ons werk. Voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.ISO 9001 bedrijven van 10 tot 250 medewerkers: licht en bruikbaarISO 9001 in een mkb-bedrijf werkt anders dan bij een multinational. Wij leggen werkprocessen vast. Voorproefje: één proces na een gesprek van 15 minuten.Een ISO 9001 handboek opbouwen uit uw eigen processenEen ISO 9001 handboek dat is opgebouwd uit uw eigen processen. Voorproefje: één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.

Alles over iso 9001 en kwaliteit → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is dit hetzelfde als een kwaliteitshandboek?

Niet helemaal. Een handboek beschrijft hoe het hoort, wij leggen vast hoe het werk echt wordt gedaan, zodat die twee gaan overeenkomen.

Kunnen jullie de kwaliteitsmedewerker ook vervangen?

Nee. Wij zorgen dat de kennis van uw huidige medewerker overdraagbaar wordt.

Moet de vertrekkende collega veel tijd kwijt zijn?

Weinig. Een paar korte gesprekken en één keer nalezen is meestal genoeg.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank