Kennis uit hoofden halen

Voorbereid op de certificerende instelling: uw werkwijze vastgelegd

Een certificerende instelling vraagt uw medewerkers hoe ze het werk doen en kijkt of dat overeenkomt met wat u heeft vastgelegd. Wij zorgen dat die vastlegging klopt en dat uw mensen ze kennen. Wij zijn zelf geen certificerende instelling. We werken op maat en blijven tot uw team het zelf beheert.

U krijgt één werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Bij een bezoek van de auditor blijkt of uw systeem alleen op papier bestaat.

Wat doet u als dit misgaat?

De medewerker weet het, maar kan niet aanwijzen waar het staat.

De auditor spreekt met uw mensen op de vloer.

Die hebben het kwaliteitshandboek nooit gelezen.

Er waren afwijkingen vorig jaar.

Zijn de verbeteringen echt doorgevoerd, of staan ze alleen in een rapport?

Zo pakken we het aan

We zorgen dat de vastlegging overeenkomt met de praktijk, voordat de instelling komt kijken.

Uitkomsten vorige audit lezenWe starten bij de punten waarop u eerder een afwijking of aandachtspunt kreeg.
Vastleggen en gebruikenWe leggen de betrokken processen vast met de mensen die ze uitvoeren, en kijken of ze de instructie gebruiken.
Vragen van de auditor oefenenWe bespreken met uw team wat een auditor vraagt en hoe ze met gemak kunnen laten zien hoe ze werken.

Wat u krijgt

Wat u nodig heeft om rustig naar de audit toe te werken.

Terugblik op eerdere bevindingenWat is nog niet structureel opgelost, en waarom.
Instructies die weer kloppenOp de plekken waar papier en praktijk uit elkaar liepen.
Ondersteuning voor uw kwaliteitsfunctionarisMinder tijd kwijt aan achter mensen aan lopen.
Oefening met uw mensenEen korte sessie met de vragen die uw team kan verwachten.

Zo werken we

Geen dik handboek dat in de kast belandt. We halen de kennis op bij de mensen die het weten, en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We bepalen samen welke kennis in één hoofd zit en wat het eerst vastgelegd moet worden.

Vastleggen

We voeren korte gesprekken met uw ervaren medewerkers en werken die uit tot instructies op één plek.

Uw team houdt bij

We leren uw team processen zelf vastleggen en bijhouden, en testen samen of collega's het vinden.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: de kwetsbare processen zijn vastgelegd, collega's vinden ze zelf en uw team houdt ze bij. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Vastgelegde kennis veroudert als niemand hem bijhoudt. Daarom draait het om uw mensen: we blijven tot vastleggen en bijhouden gewoon zijn.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over certificering en keurmerken

Een e-norm zegt wat er moet, niet hoe dat in uw bedrijf gaat.Een e-norm stelt eisen aan hoe u werkt. Wij leggen vast hoe dat bij u gaat. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Een ISO-keurmerk vraagt om vastgelegde werkwijzen. Die zitten nu in hoofden.Voor een ISO-keurmerk moet vastliggen hoe u werkt. Wij leggen het uit de hoofden van uw mensen. Met een voorproefje: één proces na 15 minuten gesprek.Een KAM-coördinator weet veel dat nergens staat. Leg het vast voor de opvolger.Een KAM-coördinator draagt veel kennis in het hoofd. Wij leggen die vast voor een opvolger. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na 15 minuten.Het keurmerk SNA vraagt om een werkwijze die vastligt, ook als de planner er niet is.Voor het keurmerk SNA moet uw werkwijze rond arbeidskrachten vastliggen. Met een voorproefje: één proces uitgeschreven na een gesprek van 15 minuten.Een Kiwa-certificaat staat of valt met werkwijzen die ook echt zo gebeuren.Voor een Kiwa-certificaat moet uw werkwijze kloppen met de praktijk. Met een voorproefje: één proces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.NEN-normen zeggen wat moet. Uw medewerkers weten hoe het hier gaat.NEN-normen vertalen naar wat uw mensen doen: dat doen we samen met uw team. Met een voorproefje: één proces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten.Het SNA-keurmerk laat zien dat u uw werk beheerst. Dat begint bij een vastgelegde werkwijze.Voor een SNA-keurmerk is een vaste werkwijze nodig. Wij leggen die vast met uw team. Met een voorproefje: één proces na een gesprek van 15 minuten.BRL 6000 beoordeelt uw werkwijze. Zorg dat die vastligt in plaats van in hoofden.Een BRL vraagt om aantoonbaar vastgelegde werkwijzen. Wij leggen ze vast met uw team. Met een voorproefje: één proces na een gesprek van 15 minuten.

Alles over certificering en keurmerken → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Kunnen jullie een certificerende instelling aanbevelen?

Nee, die keuze maakt u zelf, op basis van uw branche en de eisen van uw opdrachtgevers. Wij helpen met de vastlegging, niet met de keuze van de toetsende partij.

Zijn jullie onafhankelijk van de instelling?

Ja. Wij hebben geen band met certificerende instellingen en beoordelen niets. We leggen werkprocessen vast voor u.

Werken jullie samen met onze eigen kwaliteitsadviseur?

Graag. Hij of zij weet wat de instelling verwacht, wij halen de kennis op bij uw mensen. Dat vult elkaar goed aan.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal processen dat vastgelegd moet worden, waar de kennis komt te staan en hoeveel begeleiding uw team wil. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie één proces vastgelegd na 15 minuten.

Vertel welk proces nu in één hoofd zit. Wij leggen het vast na een gesprek van 15 minuten met die ervaren medewerker.

  1. Uw voorproefjeEén werkproces vastgelegd na een gesprek van 15 minuten met een ervaren medewerker.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan plannen we het gesprek van 15 minuten.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Kennis uit hoofden halen → · Kennisbank